¿Qué es un vídeo para evento?

Un vídeo de eventos es una pieza audiovisual corta donde se muestra todo lo que sucedió durante un evento, un congreso o una feria. El vídeo puede incluir entrevistas, momentos claves de charlas o ponencias, vistas donde se ve la afluencia de público, planos de las actividades que se organizan durante la jornada y vistas de las instalaciones donde se llevo a cabo.

Este formato suele ser destinado a la promoción del evento, ya sea durante el mismo en redes sociales y directos, o bien, para la creación de piezas publicitarias para la promoción de próximas ediciones.

Si estas pensando en promocionar tú evento sigue leyendo este artículo, te daremos las claves para que el vídeo de tu evento sea una herramienta de promoción que te ayude a hacer crecer tú proyecto.

Si quieres que te aclaremos cualquier duda o que nos encarguemos de producirlo por ti, no dudes en visitar nuestra web.

¿Cuánto debe durar un vídeo de un evento?

La duración de un vídeo de evento va de la mano de la finalidad, objetivo y plataforma donde se va a distribuir. No es igual un resumen de un evento para redes sociales como Instagram o Facebook que un resumen para la web.

Partiremos de la premisa que la retención del espectador cae en picado a partir de los 10 segundos en los vídeo cortos y a los 2 min en vídeos largos. Con estos datos vemos que debemos ser breves o bien generar vídeo que enganchen al espectador desde el primer momento.

Vídeos cortos

• 1 minuto o menos: esto nos da para un resumen muy concentrado de lo mejor de nuestro evento, aquí quedan fuera las entrevistas, explicaciones o informaciones adicionales. Ideal para vídeos cortos de redes sociales.
• 1-3 minutos: si el vídeo esta bien planteado y resuelve bien el equilibrio entre atención de la audiencia e información interesante para el público, tenemos una pieza audiovisual equilibrada para crear una campaña de promoción tanto en web, blog, redes sociales y medios de comunicación.

Vídeos de duración media

• 3-5 minutos: este formato es peligroso si la plataforma o medio donde se difunde no es el adecuado. El usuario medio de redes sociales lo pasará por alto y seguirá deslizando, pero el espectador que esta realmente interesado en el tema lo vera siempre que lo encuentre en la plataforma adecuada, Youtube seria un buen ejemplo.
• 5-10 minutos: esta duración es directamente para Youtube o web. El usuario que mira un vídeo de esta duración es un usuario que quiere mas información sobre el evento o bien quiere valorar su asistencia.

Vídeos largos

• 10-15 minutos: esto ya entra en la categoría de mini documental, la barrera de tiempo nos saca fuera de la difusión rápida de las redes sociales. En este formato entra mucho contenido y podemos dar mucha información y muy detallada. Ideal para quien formara parte del eventos y requiere de esa información.
• 16 minutos o más: esto ya es un documental, esta duración es para contenido relevante que de una información especifica sobre un tema concreto. Esta destinado a la divulgación mas que a la promoción.

Usos de los vídeos para eventos

El servicio de grabación de un evento, feria o congreso sirve para conseguir mucho material audiovisual para luego editar piezas de vídeos que nos sirvan, básicamente, para la promoción del evento en curso mediante publicaciones en redes sociales y para la promoción de próximas ediciones. Pero esto no es todo, hay muchas mas posibilidades.

Vídeos testimoniales y entrevistas

Entrevistas con asistentes, organizadores, expositores o personas de interés mediático. Estas entrevistas nos sirven para tener sensaciones y emociones reales del público asistente a nuestro evento, explicaciones sobre cuestiones referentes al evento de los organizadores, testimonios de contactos que realizan los expositores y los beneficios que extraen de la feria. Todo ello en boca de personas reales, generando confianza a los visitantes venideros y mostrando que nuestro evento vale la pena.

Grabación de charlas y ponencias

Grabación de charlas, ponencias o masters class que realicemos durante el evento, estas grabaciones pueden ser un archivo de un valor incalculable para generar reputación a nuestro evento. Si tenemos un ponente de renombre que da una charla magistral sobre un tema y la podemos publicar integra en nuestra web esto nos generara un trafico constante de visitas y mostrara que nuestro evento es de un contenido de calidad y útil incluso después de su clausura.

Emisiones en directo o streaming

Streaming de actos, poder mostrar aquello que pasa en nuestro congresos, en tiempo real, en todo el mundo es una herramienta que hace que creces nuestra audiencia a niveles internacionales. Dar la oportunidad de asistir a personas de otros países que no pueden estar presencialmente en el evento es un regalo para la audiencia y genera trafico en nuestra web durante el evento, ayudando así a su posicionamiento y destacar por encima de los demás.

Contenido promocional para redes sociales

Creación de contenido para redes sociales, durante el evento se genera muchos minutos de vídeo y miles de fotografías. Todo este material se puede organizar en píldoras de vídeo de 20 a 30 segundos que podemos ir publicando a lo largo del tiempo hasta la próxima edición, las fotos nos servirán para la creación de historias y reels que darán vida a las redes sociales de nuestro evento.

Tipos de videos para eventos

Si creemos que todos los vídeos de eventos son iguales nos estamos equivocando, cada evento tiene un tono, una voz propia. No es lo mismo crear un vídeo para un evento donde se dan a conocer fondos de inversión internacionales que una feria de artículos para recién nacidos. Por ese motivo debemos saber tono o tipo de vídeo se adapta mas a nuestro evento.

Vídeos promocionales para eventos

Los vídeo promocionales para próximas ediciones son resúmenes, generalmente cortos, muy dinámicos que incluyen de todo el evento, son creados para su difusión en redes sociales y promoción del mismo. Este tipo de vídeo de evento es de fácil producción, ya que solo requiere de capturar muchas imágenes de cada acto, espacio o stand, vistas de la afluencia de público y alguna entrevistas que demuestre que el público participo activamente.

Documentales

Podemos encontrar vídeos de eventos totalmente documentales, donde todo pasa según su orden cronológico, este puede contener una voz en off que narre lo que esta sucediendo, entrevistas a los asistentes y/o organizadores y pequeñas partes de ponencias o charlas.

Vídeo emocional

También hay videos de corte mas emocional, donde se juega mas a generar empatía con el espectador, con músicas impactantes acompañadas de imágenes potentes, fragmentos de entrevistas o ponencias donde solo se resalta frases o palabras con un alto contenido emocional, se juega con la cronología del evento, saltando de un momento a otro en favor de generar en el espectador una sensación de conmoción.

Divulgativos o informacionales

Este no seria el post para este tipo de vídeos, ya que es la grabación integra de una ponencia o charla de valor académico o divulgativo para su distribución. En el siguiente párrafo me extiendo en ello.

Videos de congresos

Otra vertiente es los vídeos de eventos son los videos de congresos, enfocados mas a la divulgación y la educación, donde se deja de lado la parte mas artística y se centra en la grabación integra de las ponencias o de aquellas partes mas interesantes, para luego distribuir el material en centros de divulgación, universidades o formación online.

Este tipo de vídeos requieren de un enfoque más práctico y enfocado al contenido que no a la forma, se puede grabar con una o varias cámaras, podemos utilizar métodos varios para la captación del sonido, pero lo mas importante es que se vea y de oiga de forma clara y limpia.

Cualquier congreso que goce de ponentes reconocidos que tratan temas de importancia deben de crear un archivo audiovisual para su posterior distribución, ya seas pública y gratuita o bien exclusiva y de pago.

Nota: Además del vídeo de eventos tenemos la fotografía profesional, un servicio que nos dará una gran cantidad de contenido para redes y imágenes que utilizar para la promoción de nuestras próximas ediciones. Contar con un fotógrafo profesional en nuestro evento sera de gran ayuda para el marketing de nuestra feria o congreso.

Como se hace un vídeo para evento

Planificación

La planificación es la clave, tener una escaleta detallada de todo lo que sucederá durante las jornadas en las que se celebre el evento es primordial. Sin una escaleta no sabremos si lo que esta sucediendo en la otra punta del recinto, si es más importante que lo que estamos grabando en ese momento. Tener un visión clara de lo que debemos grabar y cuando nos facilitara la producción de un contenido de calidad.

Guión del vídeo a realizar

La creación de un guión o guiones de cada pieza audiovisual que vayamos a crear es una parte imprescindible de nuestro trabajo. Con él podemos organizar nuestras jornadas de edición de una forma efectiva y no perder tiempo con planos que no se incluirán en el montaje final.

Grabación de los actos

Dependiendo del volumen de actos y tamaño del evento tenemos que estipular si un solo operador será suficiente, o por lo contrario, necesitaremos varios operadores de cámara para cubrir los actos que se superpongan en el tiempo.

Tan importante es la cantidad de camarógrafos como el equipo a utilizar; no es lo mismo grabar un evento con la finalidad de crear un video resumen publicitario que grabar un evento con conferencias que debemos captar integras y entrevistas a los asistentes. Cada parte del trabajo requiere de elementos distintos; trípodes y microfonia para entrevistas y charlas, gimballs para planos dinámicos, drones para planos aereos, iluminación para espacios oscuros, etc.

Edición del material grabado

Una vez el material a sido capturado entramos en la fase de edición. Si en los pasos anteriores hemos sido diligentes y nos hemos ceñido al plan, la edición será un proceso ordenado y previsible. Tenemos todo el material grabado y solo tenemos que seguir los pasos y ordenar él metraje con sus músicas, audios, voces en off y gráficos.

Solo queda exportar el material en todos los formatos necesarios y crear un plan de difusión en redes sociales, webs y medios de comunicación.

¿Cuánto cuestan los vídeos para eventos?

Según alguna plataformas de servicios audiovisuales que encontramos en la red los precios de este servicio oscila entre 350 € y 2400 €.

• 350 € – 550 €: el precio de una producción básica de un evento, con media jornada de grabación, con un camarógrafo y un vídeo resumen del evento de 1 a 3 minutos.
• 700 € – 1100 €: este seria el precio de la cobertura de un evento durante una jornada, un camarógrafo seria lo mas habitual, la edición puede englobar entrevistas o voz en off para los presupuestos mas altos.
• 1200 € – 2400 €: en este rango de precio ya tenemos un equipo de profesionales experimentados que cubrirán durante toda la jornada varios actos a la vez, sets iluminados y con microfonia para entrevistas y el resultado final sera de alta calidad.

En el caso que el evento sea de varios días debemos tener el cuenta que las jornadas de grabación y el material a editar sera mucho mayor, así que los presupuestos serán más altos, no multiplicando por los días el precio pero si incrementando un 75% el presupuesto por jornada.

Otros servicios audiovisuales para ferias y congreso

Actualmente el sector de ferias, congresos y grandes presentaciones esta llegando a niveles técnicos muy altos, con un grado de vistosidad digno de un casino de Las Vegas, desde pantallas, monitores, photocalls, imágenes 3D, etc.

Pantallas gigantes

En un evento se pueden ver pantallas gigantes donde se reproducen imágenes de todo tipo, banners publicitarios, directos de las ponencias o actos, noticias de interés para el visitante. Estas pantallas de gran tamaño llaman mucho la atención del público asistente y aseguran que ninguna información importante pase por alto.

Streamings

Streamings de conferencias, charlas o entrevistas. Con una o varias cámaras que emiten todo en directo en perfiles de redes sociales o webs. Con un buen servicio de streaming consigues que tu evento llegue a todo el mundo, mucha gente no puede asistir así que este es el método que llevará tu feria o congreso a las pantallas y teléfonos de medio planeta.

Fotografía

Photocalls donde los participantes pueden hacerse fotos y llevarse un recuerdo el mismo día del evento. En estos pueden aparecer los logos de los patrocinadores, colaboradores, expositores, etc. Es una forma efectiva de crear un contenido de marca y a la vez emocional (la gente se suele poner en grupo para la foto) de tu evento.

Puntos de información

Monitores donde se proporciona la información al visitante de los actos que se llevan a cabo, horarios de los eventos, información de los patrociandores, etc.

Tanto si el evento es grande o pequeño, seguro que podemos incluir mejoras audiovisuales que se adapten a nuestro presupuesto y así crear algo que deje satisfechos a nuestros visitantes.

En resumen:

Un vídeo de evento es una manera de crear una continuidad a nuestra feria o congreso, grabando un contenido que nos ayudara a su difusión y promoción. Puede que en el mismo equipo de organización exista la persona o equipo que pueda llevar a cabo esta tarea de forma profesional y efectiva, pero en caso contrario podemos acudir a una productora audiovisual que nos ofrezca el servicio.